Hoe papierloos kantoor lost het dilemma van bestandsbeheer op?

Laten we het eerst hebben over hoe hoofdpijn traditioneel kantoor is: de bestandskast is vol en het duurt lang om een contract te vinden; Belangrijke documenten gaan gemakkelijk verloren of beschadigd; De afdelingen passeren de documenten zoals het spelen van "Pass het pakket". Deze problemen kunnen effectief worden opgelost doorPapierloos kantoorsysteem.

1. Elektronische archivering vervangt papieren accumulatie

Het meest directe voordeel van papierloze kantoor is om de bestanden "online" te maken. Alle documenten worden gescand in elektronische versies en opgeslagen in het systeem, ter ondersteuning van meerdere formaten zoals PDF en Word. Het contractbeheersysteem van ons bedrijf hoeft nu bijvoorbeeld alleen het contractnummer in te voeren om het volledige bestand binnen 3 seconden op te halen, en het is niet nodig om door de kasten te snuffelen.

2. Slimme zoekopdracht en snelle positionering

Het grootste voordeel van elektronische bestanden is dat ze kunnen worden gezocht. De ingebouwde zoekfunctie van het systeem kan zoeken op zoekwoorden, datums, auteurs en andere dimensies. Vorige week was de financiële afdeling drie jaar geleden op zoek naar een vergoedingsformulier. Vroeger duurde het lang om de bestanden door te bladeren, maar nu komt het uit na het invoeren van "reiskosten in 2022".

3. Versiebesturing om verwarring te voorkomen

Het meest gevreesde aan papieren documenten is dat ze constant worden herzien, en niemand weet wie de nieuwste versie heeft. Het elektronische documentsysteem zal automatisch historische versies opslaan en wijzigingsmachtigingen instellen. Het planningsvoorstel van onze marketingafdeling is nu herzien naar versie 15, en het systeem registreert duidelijk die elke revisie heeft gemaakt en wanneer.

4. Mobiel kantoor breekt ruimtebeperkingen

Met een papierloos systeem hebben mobiele telefoons ook op elk gewenst moment toegang tot bestanden. De laatste keer vroeg mijn baas om een offerte op de luchthaven en ik logde in het systeem direct op mijn mobiele telefoon in om het naar hem te sturen, wat sneller was dan express levering. Ik kan alle bestanden met een tablet verwerken als ik reis, en ik kan de helft zoveel in mijn koffer inpakken.

5. Veilige back -up om verlies te voorkomen

Belangrijke bestanden worden na het scannen automatisch gesteund naar de cloud, dus het is geen noodzaak om je zorgen te maken, zelfs als de computer kapot gaat. We zijn een tragedie tegengekomen waar het kantoor is overstroomd en alle papieren bestanden verloren zijn gegaan. Nu hebben elektronische bestanden drievoudige back -ups, die veel veiliger zijn.

6. Groen kantoor verlaagt de kosten

Laten we enkele berekeningen doen: A4 -papier kost 20 yuan per pack, en het bedrijf gebruikt 100 pakketten per maand, wat 24.000 yuan per jaar is. Printerverbruiksartikelen, archiefkasten en archiefruimte zijn alle kosten. Na het doenpapierloos kantoorsysteem, deze kosten kunnen worden verlaagd met ten minste 70%, wat ook milieuvriendelijk is.

Als professionele fabrikant en leverancier bieden we producten van hoge kwaliteit. Als u geïnteresseerd bent in onze producten of vragen heeftNeem contact met ons op.